كيف تقود الإجتماعات بشكل فعال؟



هديل السهلي - إن الإجتماعات التي تبدأ وتنتهي دون إتخاذا قرارات أو تحديد المسؤوليات وإيجاد الحلول المناسبة هي إجتماعات غير هامة ومضيعة للوقت, لذا يجب أن يكون لديك رؤية واضحة ومخطط منظم لأدق التفاصيل التي ستناقش خلال الإجتماع وتأمين الجو العام المناسب ليكون إجتماعك مثمراً ومؤثراً وفعالاً.

 إليك بعض الأساسيات التي تمكنك من قيادة أي إجتماع بكفاءة ونجاح:

1- الوقت المناسب: حدد إجتماعك وفقا للوقت المناسب للجميع، ولا تجدوله وفقاً لما تراه مناسبا لك, كأن تجعله في الساعات الأولى للعمل تفادياً لتأخر أحدهم عن الإجتماع, أو الساعات الأخيرة فيبدو الإجتماع مملاً ومتعباً ومشحوناً بالسلبية.
2 - تأكيد موعد الإجتماع: أرسل رسالة لكل المشاركين بموعد الإجتماع وموضوعه قبل عدة أيام حتى يتمكنوا من تجهيز ما يودون مشاركته ومناقشته خلال وقت الإجتماع. 
3 - تأجيل أو إلغاء الإجتماع: في حال تم تأجيل أو إلغاء موعد الإجتماع يجب إبلاغ المجتمعين قبل موعد الإجتماع بأربع ساعات على الأقل حتى يتمكنوا من إعادة جدولة أعمالهم.
4 - هدف الإجتماع: ما هدفك من هذا الإجتماع؟, لا تنعقد الإجتماعات الرسمية أوغير الرسمية للتحدث بمواضيع عادية أو أحاديث شخصية، ولا لإلقاء خطاب بارد لا غاية منه أو هدف, يجب أن يكون لديك خطة واضحة بما تريد مناقشته والتحدث به، وجدولاً منظماً بالأفكار التي تود طرحها ومشاركتها.
5 - قسم وقت الإجتماع: يقسم الإجتماع إلى ثلاثة أقسام رئيسية:
- طرح موضوع الإجتماع: يتناول الموضوع الذي انعقد من أجله الإجتماع وعرض تقديمي للفكرة الموضوعة، وأمثلة واقعية، وطريقة ومدة التنفيذ.
- جلسة المناقشة: وهي غالبا ما تكون صاحبة النصيب الأكبر من وقت الإجتماع، ويتم فيها طرح الأفكار والإستماع لآراء الحاضرين وملاحظاتهم، ومناقشة المقترحات وتوضيح الإيجابيات والسلبيات لكل مقترح وإيجاد الحلول المناسبة.
- إتخاذ القرار: وهو النتيجة النهائية لكل ما سبق ذكره وفيه يتم إتخاذ القرار النهائي وتوحيد الإقتراحات والأفكار، وتحديد المهام وتوزيعها، وتعين موعد المباشرة والموعد النهائي للتسليم.
إن إعطاء الوقت الكافي لكل قسم دون أن يطغى على وقت الآخر، وإيجاد الطريقة السلسة التي تتماشى مع شخصيتك بإدارة وقت الإجتماع سيضمن لك المحافظة على التقيد بجدولك الزمني بنجاح.
6 - موقع الإجتماع: إختر المكان الملائم للإجتماع، وأحرص أن تكون غرفة الإجتماعات واسعة مضاءة وذات تهوية ودرجة حرارة جيدة، ومزودة بما تحتاجه من شاشة العرض والانترنت وتخدم موقع الإجتماع بشكل جيد (كالماء، المناديل الورقية... الخ) حتى تؤمن الجو المريح للجميع.
7 - كن حاضراً قبل الجميع: أحرص أن تكون أول الحاضرين في غرفة الإجتماع وأختر مكانا لجلوسك بحيث تكون على رأس الطاولة في الإجتماع لإعطاء الشعور بالسلطة إذا كان غرض الإجتماع إتخاذ قرارات معينة، أو في الوسط عندما يكون الهدف التحفيز وخلق الأفكار لإشعار الحاضرين بالراحة ودفعهم على المشاركة، وتأكد أن تكون على إتصال مباشر بالعين مع الجميع باختلاف مواقعهم.
8 - الترحيب: إبدأ إجتماعك بكلمات ترحيب حماسية وأشعرهم بمدى إهتمامك بتواجدهم لتلبية الإجتماع وكن مبتسماً حتى تتخلص من شعور الرهبة وتتمكن بالبدء بأرياحية.
9 - أحرص على وجود مرافق: لا تنسى أن تستدعي مرافقا لك بالإجتماع يتمتع بحسن الإستماع والتركيز وسرعة الكتابة حتى يتمكن من تسجيل كافة النقاط التي سيتم مناقشتها ولتتمكن من جذب إنتباه الحاضرين وحرصك على عدم التلهي بالتدوين والتسجيل وإضاعة التواصل بلغة الجسد.
10 - إستغني عن الأساليب القديمة: كالورقيات والكتابة على اللوح البلاستيكي باستخدم الوسائل الحديثة في إجتماعاتك وأجعلها ذات طابع مختلف، وسخر كل ما يمكنك لجعل الإجتماع مرحاً, فكل ذلك سيساهم بتثبيت ما قلت.
11 - إجعل الكلام موجها لك: إحذر أن تفقد السيطرة في الإجتماع، وأجعل المناقشة تتم باستقبال الفكرة من قبلك وإعادة طرحها لباقي المجموعة عن طريقك حتى تسيطر على الأحاديث الجانية والضجيج والنقاشات التي من شأنها إضاعة الوقت وهدره.
12 - إنهاء الإجتماع: أنهي إجتماعك كما بدأت به, فكما كنت خير مرحب كن خير مودع، وأثني عليهم تواجدهم وحسن تلقيهم ومشاركتهم، وذكرهم دوما بأننا نعمل لنكون الأفضل.

إن الإجتماعات تتطلب منك شجاعة وثقة بالنفس, لذا خطط لها بدقة وأعطها الوقت الكافي لتحضيرها، وأمتلك كل شيء تحتاج إليه قبل البدء، وإكتسب إلتزاما بالإنجاز.